نرم افزار مدیریت مستندات
اسناد وقتی ارزش دارند که قابل دسترسی، قابل کنترل و قابل اعتماد باشند.
نرم‌افزار مدیریت مستندات Nova Era به سازمان شما کمک می‌کند اسناد را از حالت پراکنده و پرریسک خارج کند و به یک سیستم متمرکز برای ذخیره‌سازی، کنترل نسخه، گردش کار، امنیت و دسترسی تبدیل کند.
ارزیابی مسیر رشد شما
اگر می‌خواهید قبل از هزینه‌کرد، بدانید کدام مسیر واقعاً به رشد شما منتهی می‌شود، گفت‌وگو را از یک ارزیابی راهبردی شروع کنیم.
سایر اتوماسیون ها
آشنایی با نرم افزار مدیریت مستندات سازمانی
نرم‌افزار مدیریت مستندات (DMS) یک راهکار سازمانی برای مدیریت کامل چرخه حیات اسناد است؛ از ذخیره‌سازی و دسته‌بندی تا نسخه‌گذاری، گردش کار، جست‌وجو، کنترل دسترسی و بایگانی. این سامانه کمک می‌کند اسناد در یک ساختار منظم، امن و قابل ردیابی نگهداری شوند، فرآیند تأیید و تصویب آن‌ها شفاف باشد، و کاربران مجاز بتوانند بدون پیچیدگی به نسخه درست هر سند دسترسی داشته باشند. نتیجه، کاهش خطا، جلوگیری از دوباره‌کاری، افزایش امنیت اطلاعات و تبدیل مستندات به یک دارایی قابل اتکا برای سازمان است.
امکانات نرم افزار DMS
مدیریت، ذخیره‌سازی و نسخه‌گذاری اسناد
ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی، نسخه‌گذاری و اشتراک‌گذاری اسناد در یک بستر متمرکز
اختصاص فضای مجزا برای اسناد واحدهای سازمانی یا گروه‌های کاری، بدون محدودیت
بارگذاری اسناد به‌صورت تکی یا دسته‌ای
بارگذاری اسناد با Drag & Drop
بارگذاری تعداد بالای اسناد از طریق Explorer ویندوز
ذخیره‌سازی اسناد با فرمت‌های مختلف مانند Microsoft Office، PDF، نقشه و…
اشتراک‌گذاری اسناد با روشی ساده و قابل کنترل
تعریف تعداد نامحدود تگ با انواع مختلف (متن، تاریخ، عدد، ارز و…)
دسته‌بندی اسناد از سطح عادی تا محرمانه
ترکیب چند سند به‌صورت پرونده یا زیردسته
تنظیم نحوه نمایش لیست اسناد
گروه‌بندی، فیلتر و مرتب‌سازی اسناد به‌صورت عمومی یا براساس تنظیمات هر کاربر
امکان یادداشت‌گذاری روی اسناد
مشاهده فایل‌های Office به‌صورت تحت وب، بدون نیاز به نصب نرم‌افزار روی سیستم کاربر
تعریف چرخه حیات سند از ایجاد تا بازنشستگی، آرشیو و حذف
تعریف سیستم پیشرفته نسخه‌بندی (Versioning) برای اسناد
ثبت نسخه‌های اصلی (Major) و فرعی (Minor)
بازیابی نسخه‌های قبلی سند (Restore) در صورت خطا یا انتشار نسخه ناقص
نمایش تاریخچه کامل تغییرات هر سند (چه تغییری، توسط چه کسی، در چه زمانی)
مقایسه نسخه‌های مختلف یک سند برای مشاهده تغییرات با جزئیات
Follow کردن اسناد برای اطلاع از تغییرات
اطلاع‌رسانی تغییرات اسناد از طریق ایمیل و پیامک
محدود کردن نوع و پسوند فایل‌های قابل بارگذاری
ثبت وضعیت‌های مختلف برای اسناد و مدارک بایگانی، مانند رزرو یا امانت
تعریف زونکن برای نگهداری اسناد با تگ‌های مشترک و جلوگیری از تگ‌گذاری تکراری
طبقه‌بندی کاربران بر اساس معیارهایی مثل نوع کاربری، دپارتمان و…
تعریف قوانین توزیع نسخه برای انواع اسناد
سیستم نام‌گذاری و کدگذاری خودکار اسناد براساس الگوهای از پیش تعریف‌شده
کارتابل الکترونیکی برای اطلاع از تغییرات، تدوین، تأیید و تصویب اسناد
تعریف سیاست‌ها و قوانین اطلاعاتی روی اسناد
تعریف Content Typeهای مختلف برای اختصاص مجموعه تگ‌های متفاوت به اسناد مشابه
اختصاص کد یکتا و منحصر‌به‌فرد به هر سند
امکان امتیازدهی به اسناد
تعریف لیبل و بارکد برای اسناد
گردش کار اسناد:
تعریف گردش کار برای تأیید و تصویب اسناد
تعریف گردش‌های کاری از پیش تعیین‌شده (مثل درخواست پرینت، درخواست تغییرات و…)
تعریف گردش کارهای پیش‌بینی‌نشده روی اسناد در کوتاه‌ترین زمان
مشاهده سوابق گردش کار در مراحل مختلف برای کاربران مجاز (ردیابی سند)
تغییر سریع گردش کار در صورت نیاز
ارسال اسناد به مقاصد مختلف در چرخه تدوین یا تغییرات (برای اظهار نظر، تأیید، تصویب و…)
جست‌وجو و بازیابی:
جست‌وجوی اسناد براساس تاریخ ایجاد و تغییرات در بازه‌های زمانی مختلف
جست‌وجوی اسناد براساس نام افراد ایجادکننده یا ویرایش‌کننده
جست‌وجو در میان اسنادی که اخیراً تغییر کرده‌اند
نمایش تصویر بندانگشتی مستندات در نتایج جست‌وجو
تعیین سطح دسترسی توسط ایجادکننده سند برای سایر افراد (خواندن، ویرایش، حذف)
مقایسه اسناد
مکانیزه‌سازی جریان کاری
بازیابی اسناد حذف‌شده تا دو سطح (سطح سایت و سطح مجموعه سایت)
تعریف تگ‌های متنوع و جست‌وجو بر اساس همه تگ‌ها
تعریف انواع دفاتر ثبت و الگوهای شماره‌گذاری اسناد
تأیید، رد و انتشار اسناد توسط کاربران دارای دسترسی
بایگانی مستقیم اسناد مرتبط با پرسنل از داخل سیستم مدیریت منابع انسانی
تعامل و یکپارچگی:
کار با اسناد از طریق Explorer در محیطی مشابه ساختار پوشه‌های ویندوز
راه‌اندازی Microsoft OneDrive و ترکیب آن با سیستم برای دسترسی آسان‌تر کاربران
یکپارچگی با Microsoft Skype for Business
مشاهده اسناد از طریق Microsoft Outlook برای کاربران مجاز
یکپارچگی با سیستم ایمیل
یکپارچگی با سیستم پیامک
امکان تعامل با سایر سیستم‌های همین بستر در آینده، مانند مدیریت پروژه، مدیریت جلسات و مدیریت وظایف
ارتباط با دیتابیس‌های مختلف برای انتخاب تگ‌های موردنیاز
گزارش‌گیری:
امکان تهیه انواع گزارش‌های موردنیاز کارفرما از اسناد، کلیدواژه‌ها و تگ‌های مرتبط با آن‌ها